Parliamentary Ombudsman (Ombudsman) Jari Råman has assessed the Finnish Immigration Service’s practice according to which an asylum seeker’s legal counsel may participate in the asylum interview remotely only if the counsel’s organisation has concluded a separate information security agreement with the service.

The Ombudsman finds that the practice is not unlawful and does not exceed the discretion of the Finnish Immigration Service. However, he considers the agreement-based model problematic and urges the service to assess its necessity and effects on the right to choose a legal counsel.

The decision emphasises that ensuring the information security of asylum interviews is extremely important. However, the means used for doing so must be proportionate to the objective pursued. According to the Ombudsman, the legislation requires ensuring information security but does not specifically oblige the use of a contractual procedure. Therefore, it is a question of an administrative decision made by the Finnish Immigration Service itself.

The Ombudsman draws attention to the fact that, in practice, the agreement serves as a condition for remote participation. In terms of its effects, the arrangement is partly similar to an administrative authorisation. This may in itself raise unnecessary doubts about whether the administrative procedure restricts the choice of legal counsel. The contractual relationship between the legal counsel and the authority is exceptional, as the counsel primarily only acts on the assignment of their client.

Although the contractual requirement does not formally restrict the choice of counsel, it may in practice have such impacts. If no agreement has been made, the counsel must attend the asylum interview in person. This may make participation more difficult, for example, when the counsel and the client are in different localities or the asylum interview is arranged at short notice.

According to the Ombudsman, it remains unclear whether the current agreement model is necessary to ensure information security or whether the same objective could be achieved by less restrictive means. He notes that lighter information security commitments or enabling remote participation from the authority’s premises in different localities could sufficiently ensure the implementation of information security while reducing practical obstacles to the participation of the counsel. At the same time, he notes that lawyers are already bound by strict information security obligations.

The Ombudsman did not find any unlawful conduct in the matter and did not take any action. However, he brought his views to the attention of the Finnish Immigration Service and asked the service to assess its practices. The service must report on any measures it takes by the end of September 2026.

In addition, the Ombudsman drew attention to the authority’s obligation to respond appropriately to inquiries made to it.

Decision EOAK/2047/2025 is available (in Finnish) on the Parliamentary Ombudsman’s website at www.oikeusasiamies.fi

For more information, please contact Principal Legal Adviser Jari Pirjola, tel. +358 9 432 3361.

Un bilancio di cinque anni di intenso lavoro al servizio dei cittadini, ma anche uno sguardo rivolto al futuro della difesa civica nel Lazio. Si è svolta nella Sala “Di Carlo” del Consiglio regionale del Lazio la presentazione della Relazione di fine mandato del Difensore civico della Regione Lazio, Marino Fardelli, un appuntamento che ha riunito rappresentanti delle istituzioni regionali e nazionali, autorità civili, organismi di garanzia e numerosi ospiti per fare il punto sull’attività svolta dal 2021 al 2026.

L’iniziativa ha rappresentato un momento di confronto sul valore della difesa civica quale strumento di garanzia dei diritti, di promozione della buona amministrazione e di dialogo tra cittadini e pubbliche amministrazioni. Nel corso dell’incontro è stato evidenziato il significativo sviluppo dell’attività dell’Ufficio del Difensore civico regionale, che negli ultimi cinque anni ha registrato un costante incremento delle istanze trattate e concluse, offrendo risposte sempre più tempestive ed efficaci ai cittadini del Lazio.

Ad aprire i lavori è stato il Presidente del Consiglio regionale del Lazio, Antonello Aurigemma, che ha sottolineato il ruolo fondamentale degli organismi di garanzia all’interno delle istituzioni democratiche e l’importanza della collaborazione tra gli uffici regionali per assicurare servizi sempre più efficienti ai cittadini.

Sono quindi intervenuti la vicepresidente della IX Commissione del Consiglio regionale del Lazio, Maria Chiara Iannarelli, la Segretaria Generale del Consiglio regionale del Lazio, Giosy Pierpaola Tomasello, il Presidente del Comitato Interministeriale per i Diritti Umani del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale, Ministro Plenipotenziario Giovanni Iannuzzi, il Presidente emerito della Camera dei Deputati, Luciano Violante, il Garante delle persone sottoposte a misure restrittive della libertà personale della Regione Lazio, Stefano Anastasia, la Garante dell’Infanzia e dell’Adolescenza della Regione Lazio, Monica Sansoni, e la Presidente del CORECOM Lazio, Eleonora Zazza.

Nel corso della mattinata sono stati inoltre condivisi il messaggio scritto del Presidente della Regione Lazio, Francesco Rocca, che ha espresso il proprio apprezzamento per il lavoro svolto dal Difensore civico nel corso del mandato, e il videomessaggio del Presidente dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), Giuseppe Busia, che ha evidenziato il valore della collaborazione tra le istituzioni di garanzia nella promozione della legalità, della trasparenza e della tutela dei cittadini.

Pur impossibilitato a partecipare, anche il Questore di Roma, Roberto Massucci, ha fatto pervenire un messaggio di saluto, formulando i migliori auguri per l’iniziativa e riconoscendo il prezioso contributo svolto dalla Difesa civica regionale.

Hanno preso parte all’incontro anche Yasmina Sbihi e Mauro Barbini del FORMEZ, oltre al dirigente della struttura del Difensore civico, Fabio Pezone, che hanno condiviso il percorso di crescita e rafforzamento dell’istituto nel corso del mandato.

Particolarmente significativa la relazione conclusiva di Marino Fardelli, che ha ripercorso i principali risultati conseguiti durante i cinque anni di attività, illustrando il lavoro svolto per rendere la Difesa civica sempre più vicina ai cittadini, capace di favorire il dialogo con le amministrazioni e di promuovere una cultura dei diritti, della trasparenza e della buona amministrazione.

Fardelli ha rivolto un sentito ringraziamento al Consiglio regionale del Lazio, alla Regione, alle istituzioni, agli enti locali, agli organismi di garanzia, alle associazioni, al personale della struttura e a tutti coloro che hanno collaborato in questi anni, sottolineando come i risultati ottenuti siano il frutto di un impegno corale e di una costante sinergia istituzionale.

Nel suo intervento conclusivo ha inoltre annunciato di aver presentato ufficialmente la propria candidatura per la riconferma alla guida dell’Ufficio del Difensore civico della Regione Lazio, manifestando la volontà di proseguire il percorso avviato per consolidare ulteriormente il ruolo della difesa civica quale presidio di prossimità, ascolto e tutela dei diritti dei cittadini.

«In questi anni – ha affermato Fardelli – abbiamo costruito una difesa civica sempre più presente sul territorio, capace di ascoltare, intervenire e accompagnare i cittadini nel rapporto con la pubblica amministrazione. È un patrimonio che merita di essere ulteriormente rafforzato perché la tutela dei diritti rappresenta uno dei pilastri fondamentali della nostra democrazia.»

A chiudere la cerimonia è stato un momento particolarmente emozionante e ricco di significato umano. Marino Fardelli ha infatti scelto di citare i versi della celebre canzone “Ciao amore, ciao” di Luigi Tenco, affidando alla musica un messaggio di gratitudine, speranza e continuità. Un finale intenso che ha suggellato un incontro non solo di rendicontazione amministrativa, ma anche di riflessione sul valore del servizio pubblico, dell’impegno istituzionale e della vicinanza concreta ai cittadini.

Nel corso dell’evento è stata inoltre distribuita la pubblicazione dedicata all’attività della Difesa civica della Regione Lazio nel periodo 2021-2026, un volume che documenta il percorso di crescita dell’istituto, l’evoluzione dei servizi offerti e il significativo aumento delle istanze affrontate e concluse, confermando il ruolo sempre più centrale della Difesa civica quale punto di riferimento per la tutela dei diritti e il miglioramento del rapporto tra cittadini e pubblica amministrazione.

Scarica la Relazione di fine mandato

At the hospital, our team is verifying the condition of every injured person, citizen or police officer, and is guaranteeing everyone’s right to full medical assistance.

At the police station, our team is verifying the respect of legal guarantees for every escorted and detained person: legal deadlines, access to a lawyer, notification of family members, and conditions of detention.

Initial evidence on the circumstances of the injuries is also being documented, including any allegations of excessive use of force.

The right to peaceful protest, the right to health, and guarantees of personal freedom must be respected in all circumstances.

Support for human rights systems and defenders

EU Charter of Fundamental Rights

The 2026 European Commission report on the application of the EU Charter of Fundamental Rights will focus on the role of National Human Rights Institutions (NHRIs), Equality Bodies and Ombuds institutions in upholding and promoting the Charter.

Read report

FRA contributed with evidence collected between 2020 and 2026. It analysed these bodies’ institutional setup and mandates, their use of the Charter, the challenges they face in fulfilling their mandates, and the opportunities to strengthen their role in EU fundamental rights monitoring and enforcement. 

During nine monitoring visits in 2025 to institutions with children, the Parlia-mentary Ombudsman focused on conditions for 15-17-year-olds in state and local prisons.

Generally, young people are not to be placed in a state or local prison. Howev-er, considerations of for example law enforcement may mean that it happens after all when 15-17-year-olds are remanded in custody or have to serve a sentence.
Particular attention to young people
The Ombudsman concludes that staff in the visited institutions generally paid particular attention to the young people. They were also generally familiar with the relevant rules and with the Danish Prison Service’s guidelines on treatment of underage inmates, which had been drawn up in continuation of the Om-budsman’s monitoring visits in 2017 regarding young people in state and local prisons, among other places.

However, the monitoring visits also showed that custodial parents generally did not receive information and guidance in a way that enabled them to look after the underage persons’ interests during the imprisonment. The Ombudsman therefore makes a general recommendation regarding the case processing in the Danish Prison Service.

‘Young people under 18 constitute a small and potentially vulnerable group of inmates in state and local prisons. It is crucial that they are treated in accord-ance with their rights and that the parents are included to a relevant extent so that they can help look after the young peoples’ interests during the imprison-ment’, says Parliamentary Ombudsman Christian Britten Lundblad.
Focus on securing relevant places
The Ombudsman’s investigation has shown that, in certain instances, young people may be placed in institutions that do not have designated places for young people – and that this also applies beyond short-term placements. How-ever, based among other things on the information that additional places for young people were established in 2025, it is the Ombudsman’s impression that there is a management focus in the Danish Prison Service on ensuring that young people are placed in institutions that can accommodate the special needs associated with the treatment of underage inmates.

In the thematic report, the Ombudsman recommends, among other things, that the institutions ensure that, on arrival of a young inmate, a special treatment plan is drawn up for the young person as soon as possible, for example in the form of relevant education and activation programmes.

At a meeting, the Ombudsman has discussed his observations and recom-mendations with the Danish Prison Service, and he will follow up on them at future meetings and future monitoring visits.

Read the Ombudsman’s thematic report.

Further details:
Director of International Relations Klavs Kinnerup Hede
kkh@ombudsmanden.dk